保健所の監査が入るって聞いてます。
書類って何を用意すればいいの？
一人職場で、監査対応初めてです。
どうしたらいいですか？
保健所の監査（医療監視）は、病院ですと年１回あります。
毎年書類を準備して対応もしていた、そんなりんごがお答えします！
コロナ禍のここ数年で、監査を経験していない新人栄養士さんも増えてしまっていると思います。
「どんな書類を準備すればいいの？」
「一人職場に配属されて、監査対応が初めてなんですけど」という栄養士さん向けにまとめてみました。
以下に、書類一覧を作成してみたので、ご活用ください！（記事は栄養関係と衛生関係にわけてあります）
- １.給食施設栄養管理点検表（病院用）
- ２．栄養科の理念
- ３．栄養科業務分担表
- ４． 特定給食施設 栄養管理状況報告書
- ５．栄養管理委員会 会議資料綴
- ６．褥瘡委員会 会議資料綴
- ７．栄養管理書類（手順書・計画書・モニタリング 等）＋NST関係書類（NST稼働施設では用意）
- ８．食事伝票綴り
- ９．約束食事箋
- １０．栄養月報（各種）
- １１．決裁用献立表・１２．献立明細表 ＋選択食に関する書類
- １３．行事食を実施していることが確認できる書類。献立表・カード等
- １４．嗜好調査 結果
- １５．栄養指導箋・記録 （入院・外来・集団・透析予防）
- １６．検食簿（医師・栄養科）
- １７．栄養科日誌
- １８．残食調査
- １９．納品・請求書（発注伺書）
- 20．栄養教育のポスター・栄養新聞等（病棟・外来への掲示等で情報を提供しているか）
- その他
医療監視のはじまり
年に１度、保健所からこんなお手紙が届くところからすべては始まります。
医療法第２５条に基づく立入検査（医療監視）の実施について
医療監視を行うお知らせ文。
ｷﾀ━━━━(ﾟ∀ﾟ)━━━━!!←怒られるやつ。
課長どまりで、文章を見る機会もない場合もあるかもしれませんね。
もちろん、毎日のように正しい業務を行っていれば、てんやわんやすることはないことですが、どきどきします。
ここ数年は、コロナ対応の為、保健所・医療関係者はその業務にあたることが多かった為、医療監視が行われなかった地域もありました。（また、聞くところでは、厨房まで入らず書類だけの監査という場合もあったようです。）
私の病院でも保健所監査（医療監視）はありませんでした。
さて、では
無いからいい。というよりは、
この機会に書類の点検をし、いつ監査が行われてもいいようにしておきたいですね。
必要な書類は約３３種類！
監査対象となる書類は合計約３３種類ほどあり、
大きく、栄養管理と衛生管理に分けられます。
栄養管理書類は以下の通りです。
■栄養管理書類（20種類）
- 給食施設栄養管理点検表（病院用・施設用等あり）
- 栄養科の理念
- 栄養科業務分担表
- 特定給食施設 栄養管理状況報告書
- 栄養管理委員会 会議資料綴
- 褥瘡委員会 会議資料綴
- 栄養管理書類（手順書・計画書・モニタリング 等） ＋NST関係書類（NST稼働施設では用意）
- 食事伝票綴り
- 約束食事箋
- 栄養月報（各種）
- 決裁用献立表
- 献立明細表 ＋選択食献立等（選択食実施施設は用意）
- 行事食を実施していることが確認できる書類。献立表・カード等
- 嗜好調査 結果
- 栄養指導箋・記録 （入院・外来・集団・透析予防）
- 検食簿（医師・栄養科）
- 栄養科日誌
- 残食調査
- 納品・請求書（発注伺書）
- 栄養教育のポスター・栄養新聞等（病棟・外来への掲示等で情報を提供しているか）
”点検表”で点検してみましょう！
１.給食施設栄養管理点検表（病院用）
各都道府県・自治体単位で出されている 「１.給食施設栄養管理点検表（病院用） 」
を印刷して、点検してみましょう。
監査では、この項目を基にチェックが進められていきますので、これに沿った書類をそろえれば抜けなくチェックできるでしょう。
参考）福島県いわき市での点検票 tenkenhyoubyouin.pdf (iwaki.lg.jp)
２．栄養科の理念
点検表で「栄養管理部門の目標が明文化されていますか？」という問いがあります。
栄養科の基本として冊子化されていたりすると思います。額に入れて栄養科に掲げていたこともあります。
３．栄養科業務分担表
栄養科職員の業務内容を全て洗い出し、それを誰が担当しているのかの担当者表を作成しておきましょう。
栄養科職員とは、管理栄養士・栄養士・調理師・調理員・事務員等所属している全てです。
４． 特定給食施設 栄養管理状況報告書
年に１度作成し、保健所に提出している書類です。
必須項目です。報告していないことがないようにしましょう。
↓東京都の場合の書式例です
2100112_③栄養管理報告書（病院介護施設）.indd (tokyo.lg.jp)
５．栄養管理委員会 会議資料綴
栄養管理委員会は定期的に開催されていると思います。
年１回以上となっていますが、変更事項の検討・報告もあったりするので、年４回や月１回となっているところもあります。
６．褥瘡委員会 会議資料綴
「褥瘡委員会において管理栄養士が関わっていますか？」という項目があります。
栄養管理と一緒に褥瘡の委員会資料もまとめておきましょう。
７．栄養管理書類（手順書・計画書・モニタリング 等）＋NST関係書類（NST稼働施設では用意）
栄養管理計画書は日々作成しているものを指します。
また、その手順書が、抜けないようにしましょう。
どのタイミングで計画書を立てるのか、再評価の期間は？職種は？といった項目を入れましょう。
NST稼働施設はそちらの書類も必要です。専従を栄養科で置いている場合は、NST書類一式をそろえるようにもなるでしょう。
８．食事伝票綴り
特別加算食・非加算食と分けて綴じてあるか？医師の印はあるか？
整理されているか等がチェックされます。
９．約束食事箋
毎年見直しを行っているかもチェックされます。食事摂取基準が改訂された年は要チェックです！確認しておきましょう。
１０．栄養月報（各種）
給食が目標通り提供されているか。を月ごとに確認していると思います。
給食管理部門が委託の場合は、そちらから提出されていると思います。
栄養量のずれが無いか？特に塩分量は再確認しておきます。
１１．決裁用献立表・１２．献立明細表 ＋選択食に関する書類
点検表には「献立表には献立名、食品名、使用量を明示してあるか？」と書いてあります。
献立は、PC出力が多いと思うので、表示がないということはないかと思いますが…。
ちなみに、食材を変更したら、これらの項目は訂正しておきましょう。
「掲示用献立表には、栄養成分表示を行っているか？」とあります。
成分は、エネルギー・たんぱく質・脂質・塩分は最低表示してあるか、確認しましょう。
選択食は以前、加算対象でした。その名残でというかサービスとして行っているところもあると思います。その場合は、献立表や実績数などは記録として保管しておきましょう。
１３．行事食を実施していることが確認できる書類。献立表・カード等
「献立は季節感・行事等を取り入れ、変化に富んでいるか」
これに対して、行事食を実施していることが確認できる書類があるといいと思います。
献立表や、年間計画表・行事食の際にお膳につけているカードなどを用意しましょう。
１４．嗜好調査 結果
年１回以上実施しているか。また、その結果が反映されているか？が問われます。
改善案を明示した書類も残しておきましょう。
１５．栄養指導箋・記録 （入院・外来・集団・透析予防）
栄養指導は医師の依頼に基づいて、所定の要件（病名・時間・間隔など）が満たされてはじめて算定できます。
正しく算定されているか？再確認しておきましょう。
１６．検食簿（医師・栄養科）
検食は、医師と管理栄養士が行っていることが多いとおもいます。
必ず、食事提供前に喫食し、何かあったら食事を修正して提供できる時間には喫食していることが望ましいです。提供の３０分前くらいまでには検食をするようにします。
また、食事で気になる点があった際は、改善案の検討を行うようにしましょう。その際の記録も残しておきましょう。
１７．栄養科日誌
日々の出来事・研修会実施・行事・清掃等を記録しておきます。
１８．残食調査
摂取量の調査をしているか、残食を調査しているか、どちらかという場合もあります。
どちらかは行っているようにしましょう。
１９．納品・請求書（発注伺書）
給食材料の納品書等の書類綴りです。
委託の場合はそちらから提出してもらいましょう。
20．栄養教育のポスター・栄養新聞等（病棟・外来への掲示等で情報を提供しているか）
点検表にて『患者に対し、自らの健康管理の為の情報を提供しているか？（ポスター等）』とあります。
掲示板等に、栄養に関するポスターや栄養科新聞などがあればそれを掲示します。
病棟と、外来にも掲示しましょう。
その他
そのほかに取り組んでいること、指摘があって続けていることがあれば、その記録を準備します。
例えば、塩分チェックを定期的に行っている病院はその記録表を準備します。
監査時の準備書類
みられる期間は、今年度一年分の書類であることが多いです。
１か月分ずつ綴じてある伝票（入院・開始・変更伝票等）などは３か月分くらい手元に準備しておけばよいでしょう。
保管場所・保存期間の把握も。
見られるのは１年分の書類とはいえ、過去の書類も対象になる場合もあります。
「去年はどうでしたっけ？」と聞かれる場合もあります。
特に、診療報酬上の書類は保存期間が決められています。
食事伝票等は５年保存です。
過去の保管場所も把握しておきましょう。
ちなみに、
食数によってですが、ひと月で段ボール１個分くらいになります。
１年で１２個分のダンボール！×５年で、６０個です！壁ができますね・・・。
保管場所の確保も必要です。（病院改築とかの時には、倉庫の確保を…。）
大量なため、栄養科以外の場所に保管されていることもあります。
場所は把握しておき、言われたら出せるようにしておきましょう。
おわりに
以上、栄養管理の書類一覧でした。
日々書いている書類が何の書類か？、記入している意味を理解しながら書くと、間違った書き方になることも防げるかと思います。
参考になればうれしいです！
栄養管理だけでもたくさんありますね。
日々そろえておくことが大切です。
→このほか、衛生管理書類もあります、ひといきついたらこちらも参考にしてみてください↓
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